Повышение эффективности административно - хозяйственных подразделений (АХО). Цифровизация и применение искусственного интеллекта

В современных условиях экономической и финансовой нестабильности большая ответственность за деятельность административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений компании ложится на исполнительного (административного) директора. Степень его полномочий достаточно широка: в них входят организация, контроль, развитие и воплощение в жизнь стратегических замыслов топ-менеджеров в зоне своей ответственности. От того, сколько практических инструментов есть в его арсенале, зависит эффективность деятельности компании.
Программа семинара построена на множестве практических методик, инициатив, решений, освоение которых поможет вам добиваться своих целей, повышая как свою результативность, так и результативность ваших подразделений.

Система управления и административное обеспечение в условиях кризиса

• Основные элементы системы управления
• Вызовы, стоящие перед обеспечивающими подразделениями в современных условия

• Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
• Цели и задачи административного обеспечения с учетом финансовых ограничений
• Объекты и инструменты управления руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
• Показатели результативности и эффективности деятельности руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
• Требования к руководителю. АХО, административному (исполнительному) директору в условиях кризиса
• Гибридный офис. Особенности управления
• Цифровизация деятельности обеспечивающих подразделений
• Что можно оптимизировать (объекты оптимизации) в зонах ответственности руководителя АХО, административного (исполнительного) директора

Практикум: «Анализ направлений, целей, объектов оптимизации в зонах ответственности обеспечивающих подразделений»

Основные задачи и зоны ответственности руководителя АХО, административного (исполнительного) директора

• Организация комфортных условий жизнедеятельности в гибридном офисе
• Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
• Организация функционирования подразделений, обеспечивающих высшее руководство (секретариат, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
• Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
• Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
• Организация работы с подрядчиками
• Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
• Корпоративные мероприятия и сувенирные программы

Практикум: «Разработка должностной инструкции руководителя АХО, административного (исполнительного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений»

Экономика в деятельности руководителя АХО, административного (исполнительного) директора

• Классификация затрат в зоне ответственности руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
• Какие затраты должен планировать и контролировать руководитель АХО, административный (исполнительный) директор
• Особенности процесса бюджетирования подразделений руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
• Внутренняя себестоимость деятельности (сервисных услуг) подразделений руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
• Чем программы оптимизации затрат отличаются от программ минимизации потерь?
• Варианты программ сокращения затрат для подразделений руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
• Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, лизинга в деятельности руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
• Facility management
• Fleet management

Практикумы:

• Кейс «Оценка себестоимости сервисных услуг обеспечивающих подразделений
• Кейс «Разработка программы сокращения затрат для своих подразделений»
• Кейс «Разработка алгоритма вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании»

Организация документооборота в компании

• Принципы организации документооборота
• Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству
• Организация работы секретариата
• Организация контроля исполнения поручений

Практикумы:

• Кейс «Анализ инструкции по делопроизводству»
• Кейс «Анализ целевых показателей делопроизводственных операций»

Регламентация деятельности обеспечивающих подразделений

• Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы для обеспечивающих подразделений
• Регламентирующие документы в пределах компетенции руководителя АХО, административного (исполнительного) директора
• Организация контроля регламентирующих документов

Организация работы административно-хозяйственного отдела (АХО)

• Задачи, функционал, зоны ответственности АХО
• Типовое положение АХО
• Должностная инструкция начальника АХО
• Матрица ответственности АХО

Практикумы: «Разработка типовых задач и функционала АХО»

Организация планирования в АХО

• Бизнес-план работы АХО
• Планирование состава работ
• Планирование частоты работ
• Планирование качества работ
• Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
• Бюджетирование хозяйственной деятельности

Практикум: «Составление годового и месячного планов АХО. Бюджетное планирование в АХО»

Организация работы подразделений АХО

• Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
• Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
• Диспетчеризация работ
• Группировка связанных работ, супервайзеры
• Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
• Закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и прочее
• Закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и прочее

Практикум: «Разработка структуры АХО на базе подхода „управление по целям“ (management by objectives)»

Контроль подразделений АХО

• Организация оперативного контроля качества выполнения работ
• Отчетность служб АХО
• Отчетность руководителя АХО
• Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
• Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов

Практикум: «Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество»

Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружения

• Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
• Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
• Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
• Контроль хода выполнения работ

Поддержание презентабельного состояния офиса

Организация технического обслуживания и ремонтов (ТОИР) офисной техники и оборудования

Организация работы представительского автотранспорта

• Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
• Диспетчеризация работы автотранспорта
• Критерии выбора автотранспортных средств
• Контроль деятельности и отчетность
• Оплата труда и стимулирование водителей
• Материальная ответственность водителей

Оплата труда и стимулирование сотрудников обеспечивающих подразделений

• Принципы разработки мотивационных схем персонала
• Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора
• За что платить руководителю и сотрудникам обеспечивающих подразделений
• Постоянная и переменная части зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы
• Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений
• Материальная ответственность сотрудников обеспечивающих подразделений
• Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто

Практикум: «Разработка нескольких вариантов мотивационных схем для персонала обеспечивающих подразделений, включая различные варианты KPI. Разбор схем оплаты труда в условиях кризиса»

Цифровизация обеспечивающих подразделений (АХО). Оптимизация процессов, затрат, минимизация потерь в зоне ответственности руководителя АХО, административного (исполнительного) директора

• Объекты цифровизации АХО. Примеры проектов цифровизации — Task Desk, системы учета мебели, системы ускорения инвентаризации, системы автоматизации и визуализации процессов
• Примеры применение искусственного интеллекта в зонах ответственности обеспечивающих подразделений
• Рассмотрение технологии оптимизации процессов
• Надо ли описывать процессы для их оптимизации?
• Виды нотаций для оптимизации процессов

Практикум: «Оптимизация процессов с помощью технологии SIPOC»

• По каким критериям оптимизируют процессы? Только по стоимости? Как еще можно оптимизировать процессы?
• C каких процессов начинать оптимизацию?
• Оптимизация процессов обеспечивающих подразделений по стоимости, времени, качеству, рискам
• Что такое нормирование? Как применять нормирование в целях оптимизации затрат?

Практикум: «Нормирование расхода ГСМ. Что еще можно и нужно» нормировать?"

Бережливый офис. Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»

• Причины, влияющие на производительность труда в офисе
• Виды потерь в офисе
• Борьба с факторами, отнимающими время
• Как вести себя в кризисных ситуация

• Что такое бережливый офис? Это когда на всем экономят или повышение качества и оптимизация затрат одновременно?
• Как организовать бережливый офис?
• Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компания

Практикум: «Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений»